Le temps….A croire qu’on en a jamais assez…
En même temps, comment ça pourrait être le contraire avec les journées surchargées que nous connaissons tous. Sans compter les distractions qui finissent par nous harceler !
Apprendre à bien gérer son temps est devenu obligatoire si l’on veut garder un certain niveau de productivité (voir l’article complet dédié ce sujet) !
Combien de fois aviez-vous en tête de mener un certain projet avant de réaliser que vous n’aviez tout simplement pas assez de temps pour le mettre en forme ?
La gestion du temps repose sur un principe très simple : La planification
En planifiant correctement son emploi du temps, on peut gagner plusieurs heures sur une semaine, de quoi se dégager des créneaux pour bosser sur ses projets !
Voici une infographie qui résume bien les grands principes de la gestion du temps :
Source : Edifia
Nous attirons votre attention sur les lois de la productivité ! Nous en retenons 3 :
Loi de Parkinson : Une tâche remplit toujours le temps qu’on lui assigne. Si vous vous laissez 5 jours pour rédiger un article…alors vous allez prendre 5 jours !
Loi de Murphy : Toute chose prend plus de temps que prévu…Parce qu’il y a l’imprévu justement ! Si vous avez des échéances courtes, anticipez toujours des retards aux différentes étapes du processus (surtout valable quand vous êtes en entreprise et que vous avez des fournisseurs/distributeurs)
Loi de Pareto : Le principe de Pareto dit la chose suivante…80 % de notre productivité se concentre dans 20% de notre temps. Ce principe va de paire avec la gestion du temps qui demande avant tout de mettre ses forces au bon endroit !
Les astuces pour mieux gérer son temps
1. Planifiez votre journée
Chaque jour doit être plus ou moins planifié afin que vous sachiez ce que vous avez à faire et surtout que vous puissiez un certain temps pour réaliser chaque tâche.
Dans notre article sur la productivité (voir le lien plus haut), nous expliquons qu’il est important d’attribuer un temps maximum pour réaliser quelque chose. C’est la loi de Parkinson : La durée d’une tâche s’étalera suffisamment pour remplir le temps imparti.
Si vous vous dites que vous avez 3 heures pour écrire une lettre de 300 mots…Vous allez prendre 3 heures. Alors qu’à l’inverse, si vous vous fixez seulement 30 minutes pour le faire, vous y a arriverez sans doute !
Ce n’est pas un hasard si les moyens de lutter contre la procrastination reposent essentiellement sur la planification !
2. Optimiser vos efforts et votre temps
Ce n’est pas grave de perdre du temps pour en gagner ensuite derrière. Avant de vous lancer à l’assaut de votre programme, prenez quelques instants pour réfléchir aux différentes manières d’économiser et d’optimiser votre temps.
Certaines tâches pourraient par exemple être déléguées ou se faire en dernier (en attendant d’avoir plus d’informations par exemple).
Un autre exemple : Imaginez vous souhaitez créer un site internet et que vous n’avez aucune connaissance dans ce domaine.
Le premier réflexe serait de se lancer tête baissée en souhaitant aller vite et être productif…Or, si vous passiez quelques heures à regarder des tutoriels dans un premier temps, vous iriez beaucoup plus vite ensuite !
Quand quelque chose nous semble plus compliqué que prévu, on a naturellement la flemme de se remettre à l’ouvrage ensuite.
Perdre un peu de temps pour préparer le terrain n’est donc jamais une mauvaise idée !
3. Fixez-vous des limites
Et oui, vous n’êtes pas un super-héros malheureusement…Vous devez apprendre à prioriser, à faire des choix, à les accepter et à les signifier aux autres !
Parfois, on fait pas gaffe mais notre énergie et notre temps se font complètement aspirer par les personnes dans notre environnement !
Expliquez à vos collègues de travail, amis et membres de votre famille que vous n’êtes pas disponibles et que vous avez beaucoup de choses à faire !
De même, réfléchissez bien avant de vous engager dans un projet…Si le temps investi est considérable, il faut que ça fasse sens ! Si vous avez parfois de la peine à refuser des demandes, vous pouvez lire notre article « Apprendre à dire non sans culpabiliser ! »…
Cela vous fera gagner du temps en plus de réduire votre stress ! 😉
Bien gérer son temps implique de faire des choix…puisque le temps n’est pas extensible par définition !
4. Débarrassez-vous des tâches inutiles
On dit parfois que le premier argent que l’on gagne, c’est celui que l’on ne dépense pas…Dans cette même idée, n’hésitez pas à vous débarrasser des choses qui prennent trop de temps !
Se sentir submergé est une source de stress considérable ! Si vous pouvez faire du bien à votre santé en refusant des rendez-vous et des activités que vous ne jugez pas utile, n’hésitez pas !
Pour les RDV, certains sont peut-être faisables via téléphone ou webcam ? Plutôt que de traverser la ville pour vous rendre chez un fournissez, regardez si c’est pas plus simple de se téléphoner ! 🙂
5. Il faut parfois souffler…
C’est un peu paradoxal…Mais oui, c’est bien de ne pas être tout le temps productif. Il ne faut pas chercher à être performant tout le temps, il faut accepter de pouvoir souffler et de se reposer…
Pour une raison simple : Carburez à fond tout le temps finit par être contre-productif. On s’épuise et on se lasse…On finit par tout lâcher parce qu’on n’en peut plus !
Il vaut mieux donc s’accorder des temps de pause pour se reposer et repartir ensuite à fond !
6. S’aider de certains outils/tools
Petit point bonus pour présenter quelques applications toujours utiles.
Evernote : Le grand classique…Evernote est un outil all-in-1 qui vous permet de planifier votre journée, d’ajouter des mémos, de sauvegarder vos adresses et mots de passe, de mettre en place des to-do list, bref, un must-have quand on veut optimiser sa gestion du temps !
Trello : Très populaire dans le monde du travail, Trello est une application web qui permet d’organiser et de planifier ses tâches…et surtout de mettre en commun avec les autres membres de son équipe ! Chacun peut voir qui est entrain de faire quoi…Idéal donc pour gagner du temps !
L’Agenda : A l’air du numérique, ça parait presque anachronique…Mais oui, un petit agenda pour noter ses objectifs du jour, de la semaine et du mois, c’est toujours utile pour ne pas oublier et aussi s’engager d’une certaine manière !
7. Ne pas être perfectionniste
Le meilleur moyen de perdre son temps, c’est de le dépenser sur des choses qui ne comptent pas ou peu. Que ce soit dans votre vie de tous les jours ou au travail, il y plein de tâches que vous pouvez esquiver ou alors faire à moitié.
Concentrez-vous plutôt sur les choses qui sont importantes pour vous et votre réussite…quitte à y mettre le plus de temps et d’énergie !
Bien gérer son temps passe par une organisation et une planification
source : macreationdentreprise.fr
En résumé, la gestion du temps s’appuie sur la planification et l’organisation. Il faut toujours avoir un soucis de productivité. Planifier une tâche sans s’organiser pour l’accomplir le plus rapidement possible est inutile !
Vous verrez, c’est pas toujours simple d’abandonner ses mauvaises habitudes en matière de productivité. Mais le temps est précieux et comme tout objet rare, cela signifie qu’il n’est pas illimité.
Le moyen le plus simple pour gagner du temps ? Supprimer les choses qui en prennent (trop) et concentrer ses efforts sur ce qui compte vraiment !
Pourquoi la productivité est au coeur de la gestion du temps
Imaginez un instant la situation suivante…Vous avez un objectif en tête. Vous fixez un délai. Vous préparez un plan.
Vous l’exécutez. Imaginez si vous pouviez répéter ce processus pour chaque objectif…
Si vous pouviez faire cela à chaque fois, on serait quasi sûr qu’aujourd’hui, vous parleriez au moins 3 langues étrangères et vous auriez déjà monté plusieurs entreprises (pas forcément à succès, c’est encore une autre histoire)…
Et oui…être productif fait partie de ces super-pouvoirs au même titre que la confiance en soi ! Les deux sont d’ailleurs souvent liés. N’avez-vous jamais remarqué que les personnes confiantes sont toujours entrain de faire quelque chose ? C’est parce qu’elle se sentent invincibles !
Si on pouvait être au max de sa productivité, on pourrait accomplir énormément de choses rapidement et bien plus facilement…
Bonne nouvelle…
Il existe une multitude de techniques pour booster son efficacité. Avec de bonnes habitudes et astuces, un procrastineur invétéré (Nous vous invitons à lire cet article si vous êtes vous aussi une victime de la procrastination) peut se transformer en monstre de productivité !
Rassurez-vous, ces techniques n’ont rien de magique et ne sont pas secrètes…C’est du bon sens et un peu d’organisation bien pensée. Mais avant d’en savoir plus, faisons un détour pour prendre conscience de l’importance de devenir une personne plus productive…
Dans notre guide sur le développement personnel, nous insistons sur une chose très importante : Se développer personnellement implique un travail conséquent sur de nombreux aspects de notre vie.
Cela passe par une bonne santé physique, psychique, une stimulation intellectuelle, un engouement au niveau des relations sociales et une évolution professionnelle en fonction de nos objectifs…Bref, un sacré boulot en perspective !
Tous ces aspects partagent une chose essentielle en commun : Sans passage à l’action, aucune progression n’est possible !
Et le pire dans tout ça, c’est qu’il ne suffit pas simplement de « faire quelque chose » pour obtenir des résultats.
– Si vous faites 2 minutes d’anglais par jour seulement, les résultats ne seront jamais probants.
– Si vous faites 5 minutes de musculation par jour, votre silhouette ne changera jamais du tout au tout.
– Si vous consacrez seulement 10 minutes par semaine à votre projet professionnel, peu de chance que les choses bougent !
Oui, il ne suffit pas de passer à l’action…Encore faut-il fournir une quantité d’efforts importante ! Et c’est là que la productivité intervient. C’est elle qui nous permet d’aller plus vie et c’est aussi grâce à elle que l’on peut espérer changer sa vie dans un délai assez raisonnable !
Difficile de voir le changement se profiler à l’horizon si aucun ou très peu de travail est fourni…Jusque-lé rien de surprenant !
Vous avez bien compris l’intérêt de pouvoir faire plus en moins de temps…Du coup, voyons tout de suite quelques techniques qui nous seront d’une grande aide !
Comment devenir plus productif au travail – Les astuces pour gagner du temps
1. La to-do list
C’est le grand classique en la matière…La to-do list, c’est la première chose à faire avant de s’attaquer un projet !
Pour faire simple, la to-do sert à résumer les différentes tâches à réaliser au cours d’un laps de temps. Généralement, on fait une to-do chaque matin pour planifier sa journée…Mais il peut y avoir des to-do alternatives :
– sur des échelles de temps plus longues : Par exemple, à la semaine ou au mois.
– Hiérarchiser les différentes étapes d’un projet : Ici, vous ne raisonnez pas en termes de temps. Vous cherchez plutôt à structurer le travail qu’il faut effectuer. A la fin, vous savez ce que vous devez faire et dans quel ordre.
En bref, c’est super important ! Cela permet tout de suite poser un premier cadre rassurant sur ce que l’on à faire (et puis ça évite les oublis aussi).
2. Assignez un délai maximum à chaque tâche
Connaissez-vous la loi de Parkinson ?
C’est un principe très simple : On mettra le temps disponible pour accomplir une tâche donnée. Autrement dit, si vous vous laissez une après-midi pour finir votre travail, cela vous prendra une après-midi…
Si à l’inverse, vous décidez de terminer votre boulot d’ici 15 heures, il y a de grandes chances que vous puissiez le faire !
C’est une situation fréquente chez les étudiants. Ils ont devoir à rendre dans 3 semaines…et pourtant ils s’y prennent le dernier jour…
Quand vous avez tendance à être un peu flemmard, un simple petit projet peut finir par vous manger beaucoup de temps et d’énergie, faites bien attention !
Notre cerveau va inconsciemment étaler la charge de travail pour qu’elle remplisse parfaitement le temps disponible.
Donc si vous voulez réussir à terminer les choses rapidement, il faut penser à limiter le temps pour chaque tâche.
Dans le cas où le délai serait trop court (et si c’est pas urgent) laissez-tomber et passez à autre chose. Vous pourrez toujours y revenir plus tard. Essayez de respecter le planning au maximum !
3. Séquencer un projet de manière astucieuse !
Cela rejoint un peu ce qu’on l’on a mentionné au point 1 avec les to-do astucieuses.
Quand on est face à un immense projet, on ne sait pas par où commencer !
Non seulement, on avance de manière chaotique mais on a surtout pas envie de s’y mettre (donc on se met à procrastiner).
D’où l’intérêt de segmenter les différentes tâches afin de gagner en productivité.
En général, la meilleure chose à faire étant de commencer par les tâches les plus faciles histoire d »instaurer une bonne dynamique !
4. La méthode Pomodoro !
Avez-vous déjà entendu parler de la technique Pomodoro ?
Elle part du postulat suivant : Notre cerveau peut rester concentrer une vingtaine de minutes maximum. Passé ce délai, nous avons besoin de faire une petite pause de 5 minutes.
Après 3 ou 4 cycles, selon votre humeur, vous prenez une pause de 10 minutes.
L’idée est donc de bosser intensément pendant 20 minutes puis de relâcher la pression pendant 5 minutes.
Cette gestion plus naturelle de l’effort permet au final d’augmenter sa productivité en devenant plus efficace !
5. Contrôler l’environnement
Vous êtes entrain de lire un immense rapport, vous commencez à vous perdre entre les lignes, des centaines d’informations sont transmises ici et là…et là, soudainement, un collègue rentre dans votre bureau et vous demande si vous savez où sont les capsules à café ?
Du coup, vous perdez le fil et vous devez tout recommencer…Mmmhhh pas très bon pour sa productivité 😉
Si c’est possible, faites-en sorte de vous isoler au maximum. Indiquez à vos collègues de ne pas vous déranger, mettez votre portable sous silencieux. Si votre bureau est par nature trop bruyant. changez d’emplacement…
Si vous travaillez chez vous, demandez poliment à votre famille de vous laisser tranquille quelques heures afin que vous puissiez travailler en toute sérénité !
6. Coupez internet !
C’est notre petite spéciale !
Si comme nous, vous êtes des accros du web, coupez tout simplement votre connexion wifi le temps de finir ce que vous avez à faire. Ou alors, vous avez le droit de rester connecter à condition de visiter uniquement le site Adviene ! 😀
En conclusion, vous avez de quoi faire !
On espère que cet article vous a donné plein de bonnes idées pour reprendre en main votre productivité !
A priori, en appliquant les méthodes présentées ci-dessus, vous devriez constater une amélioration nette. Bien-sûr on n’est pas (encore) des machines…Ne vous attendez pas à être tous les jours à 100%, ça arrive à tout le monde donc ne culpabilisez pas trop ! 😉
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